Parcours d’intégration nouveau salarié

L’intégration en entreprise est un des enjeux majeurs, lors d’une procédure de recrutement. En effet, bien qu’elle se construise également dans le temps, l’intégration d’un nouveau salarié au sein d’une équipe et d’une organisation, se joue aussi dès son arrivée. Comment bien accueillir et intégrer un nouveau collaborateur, en entreprise ? Quelles sont les étapes d’un processus d’« onboarding » et quels en sont les enjeux ? On fait le point avec Mélanie Chappaz, responsable des ressources humaines chez Oxia.

L’onboarding : définition d’un processus de recrutement moderne

L’onboarding : une étape clé, dans la gestion des ressources humaines (RH)

« Onboarding », dont la traduction littérale est « intégration », est le processus mis en place par une entreprise, pour accueillir et intégrer un nouveau salarié. Cette technique de management moderne, qui s’attache au bien-être et à l’épanouissement des employés, dès leur arrivée, est bénéfique pour le nouveau collaborateur comme pour l’employeur. En effet, un accueil et une intégration réussis, permettent d’accroître la productivité, de réduire le turn-over et d’améliorer la fidélisation, d’augmenter l’engagement des collaborateurs en renforçant le sentiment d’appartenance à l’entreprise. C’est pourquoi, l’onboarding est une étape essentielle du processus de recrutement et joue un rôle clé, pour attirer et retenir les nouveaux talents.

Les nouveaux enjeux du management moderne

L’évolution du monde du travail a engendré de nouvelles attentes, à l’égard du management. Les entreprises et les collaborateurs attendent désormais des managers, un nouvel équilibre entre responsabilisation des salariés, dynamique participative et qualité de vie au travail. Dans le cadre de ces nouvelles techniques managériales, intégrer vite et bien un nouveau salarié à son environnement de travail, est crucial. Ce processus d’intégration « 2.0 » démarre avant l’arrivée du nouveau collaborateur et se poursuit jusqu’à la fin de sa période d’essai.

L’impact du numérique en entreprise

Favorisant l’écoute, la prise d’initiative et la progression, le management moderne s’appuie par ailleurs, sur un nouveau mode de diffusion, numérique. Du plan d’intégration au bilan, en passant par l’utilisation des logiciels internes et par les demandes RH du quotidien (comme la demande de congés), les outils de travail sont digitaux. Une transformation en phase avec les évolutions sociétales et les nouveaux modes de fonctionnement des salariés et des entreprises, qui facilite la vie des collaborateurs, en les déchargeant notamment des tâches sans valeur ajoutée.

Parcours d’intégration d’un nouveau salarié : exemple étape par étape

Voici un exemple de parcours d’intégration d’un nouveau salarié en entreprise, étape par étape. L’objectif : réserver un bon accueil aux nouveaux collaborateurs et leur permettre de se sentir rapidement intégrés à l’équipe.

Onboarding 1er étape - Avant l’arrivée du nouveau collaborateur

La première étape du plan d’intégration d’un nouveau salarié en entreprise, a lieu avant son arrivée. Une fois que le salarié a signé sa promesse d’embauche, il reçoit un email de bienvenue, regroupant toutes les informations administratives, ainsi qu’une présentation de l’entreprise et de son fonctionnement interne. Ces informations pratiques sont compilées dans un livret d’accueil, remis également au salarié en amont de son arrivée, par voie dématérialisée. Rédigé par le service des ressources humaines, ce livret d’accueil est un outil indispensable, pour faciliter l’intégration du nouveau salarié, répondre à ses questions principales et lui transmettre les valeurs et la vision globale de l’entreprise.

Exemple de contenu du livret d’accueil : le mot du président, la présentation de l’entreprise, les questions pratiques (où se garer, où manger, où sont les toilettes, etc.), la santé et la sécurité, les outils du quotidien, les avantages, la protection sociale, la paie, les congés et absences, les moments de convivialité, les bonnes pratiques au bureau, les documents et liens utiles et… Le parcours d’intégration en quelques étapes clés !

Intégration 2ème étape - Le jour et le mois de l’arrivée du nouveau salarié

Le jour de l’arrivé, l’enjeu est de bien accueillir le nouveau salarié et de faciliter sa prise de poste, en lui permettant de se familiariser rapidement avec son environnement de travail. Accueilli par son manager, le nouveau collaborateur fait le tour des locaux et des différents services, rencontre ses collègues, découvre son bureau et ses outils de travail.

Durant le mois de son arrivée, le nouveau collaborateur est également convié à un rendez-vous de bienvenue. Animé par le service RH et organisé en face à face ou en visioconférence, selon les contraintes de l’entreprise, ce rendez-vous d’accueil rassemble tous les arrivants du mois. Étape essentielle dans le processus d’intégration, il permet d’en apprendre davantage sur la culture de l’entreprise et de poser toutes les questions nécessaires, pour les salariés. Il s’agit d’un moment privilégié, qui permet d’échanger librement et de créer du lien, entre les collaborateurs et l’entreprise. À l’issue de cet entretien collectif, un rendez-vous individuel peut également être pris, si besoin.

3ème étape - L’intégration en entreprise au cours du premier trimestre

Le rapport d’étonnement. Il s’agit d’un petit questionnaire, qui permet de recueillir les premières impressions et les suggestions des nouveaux collaborateurs, une fois qu’ils sont installés dans leurs fonctions. Pour l’entreprise, ce rapport d’étonnement apporte une perspective extérieure enrichissante sur l’organisation et permet d’identifier les bonnes pratiques et les axes d’amélioration, pour les prochaines arrivées. Les remarques constructives sont donc les bienvenues !

Onboarding 4ème étape - Entre 4 et 6 mois après l’arrivée du nouvel employé

La dernière étape du parcours d’intégration d’un salarié, correspond à l’entretien de validation de sa période d’essai. Le collaborateur et son manager reçoivent tous les deux un questionnaire à remplir en amont de l’entretien. Le salarié a ensuite un moment privilégié avec son manager, qui permet d’évaluer son intégration, de recueillir ses retours et de planifier les prochaines étapes de son évolution dans l’entreprise. La question de la formation est notamment abordée. Étapes essentielles pour fidéliser un salarié, la formation métier et la montée en compétences des équipes, sont mises en place grâce à des plans de formations internes et externes réguliers.

Onboarding, engagement des collaborateurs et fidélisation des salariés

Recruter de nouveaux collaborateurs est un défi majeur pour les entreprises et les services RH. Or, nous l’avons vu, l’efficacité du processus de recrutement repose en grande partie sur l’accueil et l’intégration du nouveau salarié en entreprise.
Levier puissant pour attirer et fidéliser de nouveaux talents, le bien-être au travail est au coeur des nouveaux défis de recrutement et de management. Ainsi, les entreprises qui favorisent la qualité de vie au travail et l’expérience collaborateur tout au long du parcours du salarié, créent un cercle vertueux aux nombreux bénéfices. En effet, dès leur arrivée et jusqu’à leur départ de l’entreprise, l’épanouissement des salariés est source de motivation et d’engagement durables. Il est donc essentiel, pour les organisations, de développer une culture d’entreprise et une marque employeur fortes, axées entre autres, sur une volonté permanente d’instaurer un climat bienveillant au travail, et dont les collaborateurs sont les premiers ambassadeurs.

La fidélisation des salariés et l’engagement collaborateur

Parcours d’intégration d’un nouveau salarié : exemple d’onboarding en entreprise