Comment remplir une quittance de loyer, à quoi sert-elle ?

Document incontournable dans l’univers de la location immobilière, la quittance de loyer fait partie des us et coutumes entre un propriétaire-bailleur et son locataire. Et pourtant, connaissez-vous vraiment le fonctionnement de cette attestation de paiement ? Définition, devoirs, droits, informations…

Voici les réponses aux questions les plus courantes, pour tout savoir sur la quittance de loyer.

Sommaire :

Une quittance de loyer, c’est quoi ?
Une quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Une quittance de loyer est-elle gratuite ?
À quoi sert une quittance de loyer, pour le locataire ?
Propriétaire : à quel moment et comment envoyer une quittance de loyer ?
Comment rédiger une quittance de loyer ?
Une quittance de loyer doit-elle être signée ?
Quittance et reçu : quelle différence ?
Quittance et attestation de loyer
La quittance de loyer : résumé et modèle

UNE QUITTANCE DE LOYER, C’EST QUOI ?

Une quittance de loyer est une attestation écrite qui indique que le loyer et les charges d’un bien en location ont été payés. Ce document justificatif à destination du locataire est rédigé par le propriétaire-bailleur, ou le mandataire du logement. Il s’agit d’une preuve de paiement reconnue par la loi, qui atteste du versement de la totalité des sommes dues sur une période donnée, en distinguant le loyer et les charges locatives.

Une quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Une quittance de loyer n’est pas obligatoire, sauf si le locataire en fait la demande. Auquel cas le bailleur doit obligatoirement lui en transmettre une. La quittance envoyée doit indiquer, sur la période concernée, le règlement du loyer dans sa totalité (loyer et charges).

Une quittance de loyer, est-elle gratuite ?

Une quittance de loyer est totalement gratuite pour le locataire. Il ne doit participer à aucun frais (lié à la gestion locative du bien et à l’envoi du document, par exemple).

À quoi servent les quittances de loyer pour le locataire ?

Pour le locataire, une quittance de loyer équivaut à un justificatif de domicile. Si vous êtes locataire, elle peut ainsi vous être demandée par certains organismes ou administrations comme la Caisses d’Allocations Familiale (demande d’aide au logement), un établissement bancaire (ouverture d’un compte ou demande de prêt), ou votre nouveau bailleur, si vous souhaitez déménager. Comme tout autre justificatif de domicile (factures, avis d’imposition, bulletins de salaire, etc.), votre quittance de loyer sert à prouver que vous avez une adresse. C’est un document dont vous aurez également besoin pour renouveler vos papiers d’identité ou faire une demande de carte grise. Par ailleurs, la quittance de loyer prouve que vous avez bien payé votre loyer et vos charges locatives en intégralité. Elle vous servira en cas de litige, lors d’une procédure pour loyer impayé, par exemple. Toutefois, les règlements par virement bancaire ou par chèque laissent également une preuve de paiement. Ainsi, la quittance de loyer est surtout utile si vous réglez votre location en espèce.

Propriétaire : à quel moment et comment envoyer vos quittances de loyer ?

Une quittance de loyer est généralement transmise au locataire chaque mois, une fois que le loyer et les charges ont été totalement réglés. Cela dépend toutefois de la demande du locataire et de ce qui est convenu avec le propriétaire-bailleur. Une même quittance de loyer peut indiquer les sommes versées sur plusieurs mois, à partir du moment où celles-ci ont bien été payées. Une quittance peut donc être mensuelle, trimestrielle, annuelle… Il n’y a pas de règle. L’envoi d’une quittance de loyer peut se faire par lettre simple ou par mail. En revanche, pour un envoi dématérialisé, le locataire doit donner son accord en amont.

Comment REMPLIR une quittance de loyer ?

Pour qu’une quittance soit valable, elle doit contenir certaines informations. À savoir :

Le nom et les coordonnées du bailleur
Le nom et les coordonnées du locataire
La période concernée par le règlement
Le montant du loyer
Le montant des charges (provision)
Le montant de la somme totale versée
La date d'envoi de la quittance
La signature du bailleur ou de son mandataire

Une quittance de loyer doit-elle être signée ?

Si la signature d’une quittance de loyer par le bailleur ou le mandataire du bien loué n’est pas obligatoire (la loi ne précise rien à ce sujet), elle est fortement recommandée. En effet, un document signé identifie plus formellement son auteur, offrant ainsi de meilleures garanties quant à l’authenticité de son contenu. Si la quittance de loyer est transmise de manière dématérialisée, par email ou via une plateforme en ligne, une signature électronique peut être apposée. Il s’agit d’une alternative à la signature manuscrite légale, sécurisée et pratique. Pour envoyer la quittance de loyer en version électronique, le bailleur doit cependant avoir obtenu l’accord du locataire au préalable.

Quittance et reçu : quelle différence ?

Lorsque le loyer et les charges ont été réglés partiellement, le bailleur peut délivrer un reçu au locataire. Tout comme la quittance de loyer, ce document doit être transmis obligatoirement et gratuitement par le bailleur si le locataire en fait la demande. Toutefois, contrairement à la quittance de loyer, ce document ne pourra pas servir de justificatif de domicile lors de démarches administratives. Le reçu peut être rédigé de manière libre. Pour le remplir, vous pouvez reprendre les éléments à renseigner sur une quittance de loyer, en indiquant en revanche les sommes déjà perçues et celles en attente de règlement.

Quittance et attestation de loyer

L’attestation de loyer est un document qui permet au locataire d’envoyer une demande d’aide au logement. Cette attestation indique les caractéristiques du logement loué, ainsi que le montant du loyer. Bien qu’elle soit également rédigée par le bailleur à la demande du locataire, celle-ci n’a donc pas la même fonction qu’une quittance de loyer.

La quittance de loyer : résumé et modèle

La quittance de loyer est une preuve de paiement reconnue par la loi. Cette dernière indique l’acquittement du loyer et des charges, par le locataire auprès du propriétaire du logement loué. Le bailleur doit obligatoirement et gratuitement transmettre ce document au locataire s’il en fait la demande. Ce dernier est en droit de recevoir une quittance de loyer dès lors qu’il s’est acquitté de la totalité du montant du loyer et des charges de son logement, sur une période donnée. Ce document est unique et ne peut être remplacé par aucun autre.

Si vous êtes nouvellement propriétaire-bailleur et n’avez encore jamais rempli de quittance de loyer, vous trouverez le modèle officiel proposé par l’administration française ici.

Si votre bien est en gestion locative, votre gestionnaire s’occupe de rédiger et de transmettre les quittances de loyer à votre locataire.

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